Dengan pertumbuhan teknologi informasi yang semakin maju, penggunaan sistem meningkat ke pusat dimana sistem tersebut menjadi konsep dalam manajemen secara umum maupun pembelajaran dalam administrasi perkantoran. Dalam pembahasan ini, konsep sistem didefinisikan secara lebih spesifik.
Fungsi informasi dilaksanakan melalui sistem administrasi perkantoran (AOS). Sistem ini khusus mengangani tentang perencanaan, pengorganisasian, pengoperasian, dan pengendalian semua siklus informasi di dalam mencapai tujuan sistem, yang digunakan untuk memberikan informasi kepada manajemen untuk membuat keputusan.
Setiap manajer maupun karyawan harus memahami konsep sistem untuk melakukan pekerjaan mereka secara efisien. Di dalam bab ini mengidentifikasi mengenai komponen utama AOS dan membahas konsep-konsep dasar yang dibutuhkan untuk membuat, mengoperasikan, dan mengevaluasi sistem. Perhatian yang khusus ditunjukan pada faktor manusia yang melaksanakan setiap fungsi sistem dengan benar.
A. FUNGSI SISTEM ADMINISTRASI PERKANTORAN
Pekerjaan yang harus dicapai dalam sebuah organisasi, haruslah melalui kepemimpinan yang efektif, perencanaan dengan hati-hati, terorganisir, dan terkendali. Setiap pengelola departemen sebagai administrator yang harus menerapkan pekerjaan yang efektif.
Elemen kunci dalam fungsi AOS (Sistem Administrasi Perkantoran) dan hubungan timbal baliknya menekankan peran utama dalam mengelola personil, mengawasi, dan melakukan pekerjaan. Semua unsur yang diatur dengan seperangkat kontrol, baik itu dengan kebijakan, aturan, tujuan, prosedur, program komputer untuk pengolah data, anggaran, dan berbagai teknik evaluasi digunakan untuk memastikan bahwa sistem tercapai tujuannya.
1. Sistem Utama Administrasi Perkantoran
Fungsi utama administrasi dari bisnis meliputi pembelian, penjualan, produksi, keuangan, laporan, dan sumber daya manusia. Di samping itu, biasanya terdapat fungsi administratif yang terpisah yang mengelola pelayanan kantor secara umum. administrasi perkantoran.
Dalam pengoperasian setiap departemen, manajer mengembangkan beberapa urutan prosedur untuk menyelesaikan pekerjaan. Sebuah prosedur berbagai pengoperasian untuk menangani transaksi berkala secara merata dan konsisten. Misalnya, dalam sistem pembelian, ada berbagai prosedur dibentuk untuk menangani masing-masing subsistem.
2. Tujuan (Sasaran) dalam Sistem Administrasi Perkantoran
Karyawan bertanggung jawab dalam fungsi AOS yang diharapkan mencapai tujuan organisasi yaitu: untuk perencanaan, inovasi produk, pengoprasian, dan sistem kontrol yang menghasilkan produktivitas tinggi dengan biaya yang serendah mungkin. Biasanya, tujuan nyata ini dapat diidentifikasi sebagai berikut:
a. Penyerahan informasi terbaik untuk orang yang tepat pada waktu yang tepat, pada biaya minimal (sedikit), dan keputusan dalam jumlah yang tepat sehingga dapat memperbaiki proses pengambilan keputusan.
b. Menghilangkan pekerjaan yang tidak perlu atau duplikasi perkerjaan.
c. Memastikan keamanan, kurangi pekerjaan yang melelahkan.
d. Pengotomatisasi yang berulang-ulang, di saat melakukan tugas rutin menggunkan peralatan otomatis akan melakukan pekerjaan lebih cepat, lebih akurat, lebih ekonomis, dan lebih handal.
e. Membangun cara yang efisien
f. Memperbaiki tanggung jawab untuk kinerja yang memuaskan.
g. Memberikan pelatihan yang memadai bagi karyawan dan pengawasan untuk menjamin kinerja yang lebih baik.
h. Memperoleh penerimaan dan dukungan dari semua pengguna sistem.
Karena tujuan-tujuan tersebut berhubungan dengan semua tahapan dari sistem, ada banyak variasi sistem penelitian yang diperlukan. Seperti penelitian yang meliputi dokumen manajemen (bentuk desain dan kontrol, catatan dan laporan pengontrolan, korespondensi penelitian, dan prosedur pengembangan dan analisis), arus kerja, pengukuran kerja, peralatan dan pemanfaatan karyawan, serta penjadwalan kerja dan evaluasi. Sebuah penelitian sistem yang komprehensif memerlukan ketrampilan tingkat tinggi dan pengalaman kerja yang luas dari manajer kantor tidak hanya semua proses pekerjaan teknis tetapi juga yang lebih penting , sikap dasar orang terhadap penilaian diri mereka sendiri, para pengawas, dan para pekerja. Agar efektif, sebuah penelitian sistem harus menuju kepada kondisi kerja yang lebih baik dan lebih efisien melalui prestasi kerja yang terkonsentrasi, analisis pendekatan untuk pemecahan masalah. Seperti melakukan perbaikan sistem operasional, menghilangkan kelemahan yang ditemukan di banyak kantor.
3. Permasalahan Sistem
Jika setiap tujuan yang telah dibahas sebelumnya secara konsisten dapat dicapai, tidak akan ada sistem permasalahan. Dalam dunia nyata, sistem permasalahan selalu ada. Oleh karena itu, penting mengidentifikasi sistem permasalahan agar staf kantor dapat mengambil langkah-langkah untuk mendapatkan solusinya.
Sistem Permasalahan Kantor dan Contohnya
Jenis Permasalahan | Contoh |
1. Organisasi secara umum | Biaya tinggi, produktivitas rendah, pemborosan, keuntungan yang rendah, struktur organisasi yang buruk. |
2. Berhubungan dengan pengelolaan | Penempatan personil tidak sesuai dengan keahlian, kesulitan dalam menentukan tanggung jawab, kurangnya interaksi dengan pekerja, kegagalan dalam kepemimpinan. |
3. Kondisi pribadi individu | Kurangnya motivasi, keterlambatan dan ketidakhadiran pekerja, moral yang rendah, meningkatnya masalah interpersonel dalam pekerjaan. |
4. Sistem informasi | Kurangnya kontrol atas pembuatan catatan, alur pekerjaan yang tidak efektif, kerangnya pengetahuan tentang informasi yang dibutuhkan perusahaan, keterlambatan dalam penyelesaian pekerjaan, kerja lembur yang berlebihan. |
B. KONSEP DASAR SISTEM
Untuk memahami AOS di kantor-kantor dikelola secara efektif, beberapa konsep dasar harus diidentifikasi. Konsep-konsep ini adalah (1) model sistem dasar yang menjelaskan keseluruhan pengoperasian sistem (2) organisasi dari sistem di dalam perusahaan dan (3) berbagai tingkatan sistem, mulai dari yang sepenuhnya manual sampai jenis yang paling otomatis dari sistem.
1. Model Dasar Sistem
Model adalah sesuatu yang digunakan untuk sebuah cara peningkatan di dalam perencanaan manajemen. Untuk mempelajari AOS, model sistem dasar digunakan untuk menggambarkan penjelasan umum suatu sistem (atau salah satu dari subsistemnya) yang lebih detail yang dapat ditambahkan sesuai dengan kebutuhan.
a. Input (masukan)
Input adalah tahap pertama dari setiap sistem berupa data, tenaga kerja dan energi lain, bahan baku, peralatan, dan uang yang diterima sistem yang lain.
b. Proses
Bahwa tahap dalam sistem yang mengubah masukan (input) menjadi bentuk yang diinginkan disebut proses. (Kadang-kadang tahap sistem ini disebut pengolah semenjak seseorang oatau sebuah mesin dipadukan dengan sebuah prosedur efisiensi yang dilibatkan.) contoh umum dari aktivitas proses informasi adalah pengelompokan, penyortiran, penyimpanan, pengambilan, dan penghitungan.
c. Keluaran (output)
Keluaran adalah tujuan akhir dari sistem (setelah input atau masukan tersebut diubah dengan beberapa cara selama diproses). Jadi, sebelum data penjualan diubah (input) menjadi laporan penjualan (output) diselesaikan dengan prosedur pengolahan tertentu. Contoh umum dari output dalam AOS adalah korespondensi (memo dan laporan), laporan akuntansi, anggaran, brosur iklan, dan faktur.
d. Umpan balik (tanggapan)
Umpan balik adalah kekuatan yang mengatur yang membandingkan output sistem (apa yang diproduksi) dengan standar dari himpunan kinerja bagi sistem tersebut (apa yang seharusnya diproduksi).
e. Kontrol
Kontrol adalah tahap sistem yang menetapkan apa yang dapat dan tidak dapat dilakukan di setiap tahapan lain dalam AOS. Di dalam perusahaan, perencanaan, prosedur, program, dan standar kinerja karyawan adalah contoh dari pengontrolan.
2. Ilustrasi Model Sistem
Sebuah sistem penjualan masing-masing menjelaskan tahap pada model sistem. Sebagai input, pesanan penjualan yang datang ke perusahaan dikelompokkan, disortir/dipilih, dihitung, dan pelanggan akan menerima tagihan. Hasil dari proses kegiatan di atas muncul dalam dua bentuk keluaran: laporan penjualan resmi dan juga tagihan atau pemberitahuan yang dikirim kepada pelanggan mengenai jumlah terhutang.
3. Struktur Sistem
Sebuah struktur sistem berkembang di dalam organisasi yang menyediakan berbagai layanan sistem dalam perusahaan. Beberapa sistem hubungan yang paling penting dalam struktur dibahas dalam bagian ini.
a. Sistem – hubungan subsistem
Setiap sistem ini berhubungan dengan sistem lainnya dan dalam arti bersandar pada yang lain agar mampu memenuhi keseluruhan sistem di dalam menjalankan misinya. Di sebuah perusahaan bisnis, misalnya, sistem sumber daya manusia bertanggung jawab untuk mempekerjakan pekerja, sistem produksi bertanggung jawab untuk menugaskan para pekerja, dan sistem akuntansi bertanggung jawab untuk membayar para pekerja. Secara berkaitan, sistem dan subsistem mempunyai tujuan utama dalam perusahaan untuk memperoleh keuntungan dalam penjualan produk atau layanan yang disediakan oleh perusahaan.
b. Sistem Informasi
Fungsi informasi didefinisikan sebagi pengoperasian sistem yang mengontrol banyak kegiatan yang membentuk siklus informasi (pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, pengambilan, dan pendistribusian informasi).
Dalam sistem informasi manajemen, tidak semua kegiatan di informasikan oleh mesin secara otomatis, karena untuk sistem informasi ini dikendalikan oleh orang. Orang memainkan peran aktif dalam setiap langkah dalam pengambilan keputusan serta mengembangkan solusi untuk semua jenis masalah yang harus dipecahkan.
c. Database
Database adalah adalah arsip induk yang berisi pusat seluruh informasi perusahaan dalam pembentukan sistem utama di perusahaan. Database yang cocok merupakan kumpulan keseluruhan informasi dari berbagai bidang seperti akuntansi, teknik pemasaran, sumber daya manusia, produksi, serta penelitian dan pengembangan di salah satu perpustakaan komputer yang besar.
4. Tingkatan Sistem
Pada bagian ini, tiga tingkat sistem yang akan didiskusikan: (1)manual, (2)mekanik (kadang-kadang disebut elektromekanis), dan (3)komputer.
a. Sistem Manual
Banyak sistem yang manual atau pengolahan dengan tangan yang menyajikan informasi jelas lebih baik. Dalam sistem manual, ini merupakan jenis sistem yang paling awal muncul dan lazimnya digunakan, yaitu manusia yang menjadi pengolah data.
Metode manual tersebut dapat dengan cepat disesuaikan dengan berbagai lingkungan kerja dan pelaksanaan penilaian dalam pembuatan keputusan dari data yang ada.
b. Sistem Mekanis
Dahulu, mesin yang sederhana telah membantu dalam pengoperasian sistem manual. Seperti contohnya, mesin tik, mesin penambah dan penghitung, mesin dikte dan transkip, dan telepon yang menjadi alat praktis dalam kantor. Mesin mempunyai tingkat kecepatan dan akurasi tinggi, namun pada saat yang sama penggunaannya bergantung kepada keterampilan, pengalaman, dan kontrol manusia.
c. Sistem Komputer
Sistem komputer terdiri dari sekelompok mesin yang saling berhubungan, termasuk komputer, bahwa pengelolaan data dengan kecepatan dan penyediaan banyak informasi memegang peranan penting.
C. MELAKUKAN PENGKAJIAN SISTEM
Pengkajian sistem memiliki nama-nama lain yang digunakan yaitu analisis sistem, sistem dan prosedur analisis, metode analisis, teknik sistem, atau penyederhanaan sistem. Pengelolaan kantor yang efektif adalah yang benar-benar dapat memecahkan masalah yang terjadi dalam sistem dan prosedur (langkah tempuh) di dalam kantor.
Staf yang bertanggung jawab atas AOS harus waspada terhadap masalah internal seluruh sistem serta masalah-masalah yang melibatkan lingkungan eksternal (masyarakat bisnis dan pelanggan atau klien).
1. Pendekatan Sistem
Teknik pemecahan masalah dan pengembangan solusi dalam memecahkan masalah sangatlah diperlukan. Karena tujuan utama dari analisis sistem adalah pemecahan masalah, maka harus digunakan pendekatan sistem sebagai metode dalam memecahkan masalah. Langkah tersebut di antaranya:
a. Mengidentifikasi masalah dalam pekerjaan.
b. Mengklarifikasi tujuan mana yang akan dirancang.
c. Mencatat efek sinergisme di dalam sistem. Di dalam kantor, kerjasama tim sangat dibutuhkan, daripada bekerja secara individu.
d. Mempertimbangkan semua masalah sebagai suatu pandangan, yaitu mempertimbangkan input, pemrosesan, output, umpan balik atau tanggapan, pengendalian terhadap masalah apapun.
2. Siklus pengkajian Sistem
Pengkajian sistem adalah suatu kegiatan yang dirancang untuk meningkatkan produktifitas di kantor. Biasanya, pengkajian sistem dimulai setiap kali masalah sering terulang dan penting yang diakui oleh pengguna sistem. Biasanya pengkajian ini meliputi 3 langkah utama: (1) menganalisis sistem yang ada sekarang, (2) membuat atau meningkatkan desain sistem, (3) meningkatkan pembaharuan sistem. Untuk menerapkan langkah tersebut, dilakukan beberapa aktivitas khusus. Kegiatan tersebut mencakup:
a. Bagian permintaan untuk mempelajari sistem
Selama ini, misalnya adalah sebuah objek (seperti menurunkan biaya, meningkatkan aliran data, penguatan kontrol pengoperasian, meningkatkan hubungan pelanggan, atau mengotomatisasi tahapan dari sistem perkantoran) yang didirikan.
b. Peninjauan sistem
Setelah bagian permintaan untuk pengkajian sistem telah disetujui oleh unit sistem atau manajer kantor, data harus dikumpulkan mengenai semua aspek permasalahan. Selama tahap penelitian, merupakan suatu hal yang penting untuk menjelaskan kepada karyawan perusahaan yang terlibat, mengapa pengkajian dilakukan dan apa data yang dibutuhkan untuk mereka.
c. Analisis sistem
Salah satu tahapan yang paling penting dalam pengkajian sistem melibatkan analisis data yang dikumpulkan. Selama tahapan ini, tujuan dari sistem dan catatan khusus penyebab, efek, dan hubungan masalah dan elemen sistem diperlukan untuk membahas fakta yang dikumpulkan dengan penelitian anggota departemen agar keakuratan data dapat ditentukan dan mungkin dapat menjadi solusi dalam pemecahan masalah.
d. Desain sistem
Berdasarkan informasi yang diperoleh selama analisis sistem, sistem baru ini dirancang (atau proposal untuk merevisi sistem yang ada dikembangkan). Seperti proposal desain biasanya merupakan upaya bersama yang berasal dari saran dari karyawan perusahaan yang terlibat dan manajer yang memahami sifat permasalahan. Proposal harus mempertimbangkan kemungkinan dampak pada (1) karyawan (apakah orang akan diperlukan, atau apa transfer antardepartemen mungkin disarankan oleh penelitian ini. (2) keuntungan (bagaimana sistem yang diusulkan dapat mempengaruhi gaji, ruang, materi dan perlengkapan biaya overhead, biaya modal, dan keuntungan diperoleh pada modal yang diinvestasikan serta pada requipment diperlukan, (3) jadwal kerja dan (4) layanan pelanggan. sementara tidak ada aturan ditetapkan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan, analis yang berpengalaman, menemukan penggunaan checklist meliputi setiap unsur banyak sistem penelitian teknik yang sangat efektif.
e. Instalasi dan pengoperasian sistem
Perencanaan yang matang dan bujukan yang diperlukan untuk menjual staf departemen untuk membuat suatu perubahan dalam pengoperasian sistemnya, untuk tugas dan keamanan pribadi para pekerja menjadi taruhannya.
f. Evaluasi sistem
Satu kegiatan penting dalam AOS adalah evaluasi dari pengoperasian sistem. Pengkajian tersebut meliputi (1) menilai kinerja personil (karyawan), pemanfaatan peralatan dan ruang, dan alokasi sumber daya keuangan dan (2) menentukan manfaat keseluruhan dan biaya sistem. Di samping itu, dengan secara keseluruhan evaluasi sistem berusaha untuk mencari tahu apa yang harus dilakukan untuk pembaharuan dalam sistem agar menjadi lebih efektif.
3. Bidang yang Khusus dalam Pengkajian Sistem
Penelitian menunjukkan bahwa berbagai macam masalah sistem terjadi di banyak kantor, walaupun masing-masing pasti ada perbedaannya. Masalah sistem itu diikuti dengan pembelajaran dari bagaimana sifat-sifat masalah itu.
a. Alur kerja.
Kajian tentang alur kerja di dalam sistem melibatkan penggunaan pemakaian ruang serta arus dan frekuensi pergerakan para pekerja. Perubahan dapat dilakukan dengan prosedur kantor untuk mempersingkat waktu yang dibutuhkan untuk penyelesaian pekerjaan, yang menghasilkan produktivitas yang lebih tinggi.
b. Bentuk
Catatan yang digunakan dalam AOS sangat penting untuk pengoperasian yang efektif dari sistem karena semua kunci transaksi yang biasanya dicatat pada bentuk bisnis.
c. Pemanfaatan peralatan
Di dalam kantor, banyak data dan kegiatan pengolahan kata yang dilakukan untuk memanfaatkan peralatan mesin, misalnya memilah, mengetik, menghitung, dan mengkomunikasikan tugas-tugas menggunakan mesin untuk memastikan pengoperasian kantor yang efisien. Dalam mempelajari suatu sistem analisis kebutuhan peralatan dan biaya komparatif dan keuntungan dari berbagai metode melakukan kerja (manual/mesin) harus dilakukan.
d. Pemanfaatan personel (semua tenaga)
Mempelajari pemanfaatan personil melibatkan bidang-bidang seperti analisis pekerjaan dan evaluasi, insentif kerja, ekonomi gerakan, distribusi pekerjaan antara karyawan, kebijakan para karyawan/personil, sikap, program pelatihan, dan evaluasi karyawan.
e. Sistem biaya
Sistem penelitian yang sangat besar berfokus pada kontrol biaya kantor, misal, biaya pemasangan dan pengoperasian sistem baru atau yang direvisi. Pertimbangan tambahan termasuk biaya peralatan bergerak dan orang-orang, biaya renovasi (pengecatan ulang, relokasi telepon, dan outlet listrik), biaya peraturan, dan biaya menkonversi file ke sistem baru dan menghapus sistem yang saat ini.
Setelah biaya pengoperasian sistem ada dan yang diusulkan telah ditentukan dengan tepat, manfaat yang telah diperkirakan/telah diharapkan dari peningkatan sistem harus ditentukan.
D. SISTEM KERJA KARYAWAN DI DALAM KANTOR
Baca Selengkapnya......
