KORESPONDENSI

      A.    Pengertian 

          1.      Korespondensi (intern/ekstern)

Proses atau sarana komunikasi melalui/menggunakan surat sebagai medianya.

          2.      Surat

Sehelai kertas atau lebih yang memuat suatu bahan komunikasi yang disampaikan oleh seseorang kepada orang lain secara tertulis, baik atas nama pribadi maupun kedudukannya dalam suatu organisasi atau kantor.

          3.      Komunikasi (intern/ekstern)

Suatu pesan yang dikirim oleh seseorang kepada orang lain sebagai penerima pesan melalui atau menggunakan sarana tertentu sebagai medianya, baik untuk memperoleh timbal balik maupun tidak. Komunikasi memiliki tiga aspek yang perlu diperhatikan: 

a.       Komunikasi harus dipandang sebagai suatu proses. Adanya aliran informasi dalam pengiriman dan penerimaan pesan

b.      Komunikasi menyangkut aspek manusia dan bukan manusia

c.       Komunikasi menyangkut aspek informasi segala sesuatuyang memiliki arti dan kegunaan bagi penerimanya  

        Aspek informasi/berita

a.       Berita yang bersifat audible.

Berita yang disampaikan melalui suara, misalnya radio, telepon, handy talky, dan lain-lain).

b.      Berita yang bersifat visual

Berita yang disampaikan dengan melalui penglihatan, misalnya surat, faksimil,pengumuman dan lain-lain).

c.       Berita yang bersifat audiovisual

Berita yang disampaikan melalui suara dan penglihatan, misalnya televisi, film,slide).

B.     Fungsi Surat

Selain sebagai alat komunikasi, surat juga berfungsi sebagai:

1.      Alat bukti tertulis/bukti hitam di atas putih     

2.      Alat pengingat

3.      Bukti historis

4.      Duta organisasi

5.      Pedoman

6.      Pemendek jarak, penghemat tenaga/waktu

7.      Jaminan keamanan.Alat promosi

C.    Materi Surat

Secara fisik pembuatan surat biasanya menggunakan kertas jenis HVS berwarna putihdengan ukuran kuarto/A4 (215 x 297 mm) dan ukuran folio dengan (215 x 330 mm).

D.    Syarat Surat yang Baik

1.      Obyektif

2.      Sistematis susunan isi suratnya

3.      Ditulis dengan kaidah bahasa Indonesia yang baku

4.      Kata-kata yang digunakan harus tepat, agar tidak menimbulkan pengertian yang berbeda

5.      Singkat dan praktis

6.      Tidak bertele-tele

7.      Bahasa menggunakan sedikit kata, namun dapat dimengertiartinya

8.      Penulis mampu menggunakan kata-kata tersebut

9.      Kata-kata yang digunakan sederhana dan umum (bukankata-kata asing/daerah)

10   Tidak menggunakan singkatan yang tidak lazim

11   Jelas (5 W + 1 H)

12   Lengkap isinya.Sopan/ramah dalam berbahasa

13   Menarik wujud fisiknya (mutu kertas, bentuk surat, ketikan dansebagainya)

Baca Selengkapnya......