A. Pengertian Arsip
Tidak pernah digunakan, sampai saat ini masih banyak yang menggunakan. Istilah arsip yang sering didengar, ditulis, dan diucapkan adalah istilah yang mempunyai wahyu arti. Di satu segi arsip berarti warkat yang disimpan yang wujudnya dapat selembar surat, kuitansi, data statistic, film, kaset,cd dsb. Di segi lain arsip dapat diartikan sebagai tempat untuk menyimpan catatan, dokumen dan atau bukti-bukti kegiatan yang telah dilaksanakan. Hal itu terungkap pada pernyataan „Arsip Nasional‟ menyimpan arsip statis antara lain teks proklamasi, perjanjian Roem-Ruijen, teks lagu Indonesia Raya, dsb. Istilah arsip yang dibicarakan diatas adalah berasal dari bahasa Belanda “Archief” yang ucapannya sesuai dengan bahasa aslinya sulit dilafalkan orang Indonesia pada umumnya sehingga diadopsi menjadi „arsip‟. Sejak kapan istilah itu diadopsi menjadi arsip, orang tidak menggetahui secara pasti, tetapi dapat diperkirakan sejak bahasa Belanda kurang populer di Indonesia (sekitar tahun 1950). Kalau yang dimaksud arsip itu adalah warkat yang disimpan sebagai bukti suatu kegiatan organisasi, maka istilah itu dikenal dengan nama „pertinggal‟. Istilah pertinggal kurang populer penggunaannya sehingga dikalangan petugas kurang dikenal.
Tidak pernah digunakan, sampai saat ini masih banyak yang menggunakan. Istilah arsip yang sering didengar, ditulis, dan diucapkan adalah istilah yang mempunyai wahyu arti. Di satu segi arsip berarti warkat yang disimpan yang wujudnya dapat selembar surat, kuitansi, data statistic, film, kaset,cd dsb. Di segi lain arsip dapat diartikan sebagai tempat untuk menyimpan catatan, dokumen dan atau bukti-bukti kegiatan yang telah dilaksanakan. Hal itu terungkap pada pernyataan „Arsip Nasional‟ menyimpan arsip statis antara lain teks proklamasi, perjanjian Roem-Ruijen, teks lagu Indonesia Raya, dsb. Istilah arsip yang dibicarakan diatas adalah berasal dari bahasa Belanda “Archief” yang ucapannya sesuai dengan bahasa aslinya sulit dilafalkan orang Indonesia pada umumnya sehingga diadopsi menjadi „arsip‟. Sejak kapan istilah itu diadopsi menjadi arsip, orang tidak menggetahui secara pasti, tetapi dapat diperkirakan sejak bahasa Belanda kurang populer di Indonesia (sekitar tahun 1950). Kalau yang dimaksud arsip itu adalah warkat yang disimpan sebagai bukti suatu kegiatan organisasi, maka istilah itu dikenal dengan nama „pertinggal‟. Istilah pertinggal kurang populer penggunaannya sehingga dikalangan petugas kurang dikenal.
B. Batasan Arsip
Dengan konsep arsip yang berasal dari berbagai Negara termasuk yang berasal dari Indonesia, dalam perkembangan selanjutnya istilah yang populer digunakan adalah istilah arsip yang berasal dari bahasa Belanda “Archief”. Hal ini diperkuat dengan adanya UU No. 7 tahun 1971, yaitu ketentuan-ketentuan pokok kearsipan. Untuk itu ada beberapa batasan arsip seperti berikut ini. Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali (The Liang Gie, 1990: 12)
- File adalah arsip aktif yang masih terdapat di unit kerja dan masih diperlukan dalam proses administrasi secara aktif (Hadi Abubakar, 1996 : 10)
- Pertinggal adalah berkas yang disimpan sebagai bahan pengingat berwujud lembaran catatan atau bentuk lain (Sularso Mulyono, dkk, 1985 :1).
- Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan pemerintah (UU No. 7 th 1971 pasal 1)
Dengan uraian konsep arsip dan batasannya, dapat ditarik gambaran bahwa arsip perlu diatur penyimpanannya . Jadi, tidak sekedar menyimpan kumpulan warkat sebagai bahan pengingat (arsip), tetapi perlu pengaturan cara dan prosedur penyimpanannya (kearsipan). Hal itu dapat dijelaskan dengan keterangan berikut ini.
- Penyimpanan (storing), ini berarti arsip perlu disimpan, tidak boleh diletakkan demikian rupa sehingga setiap orang dapat membaca.Arsip begaimana pun kecilnya tetap bersifat rahasia.
- Penempatan (placing), ini berarti arsip tidak sekedar disimpan,tetapi harus diatur di mana arsip itu harus diletakkan. Penempatan arsip sangat terkait dengan penemuan kembali apabila diperlukan.
- Penemuan kembali (finding), ini berarti arsip harus dapat ditemukan kembali apabila diperlukan sebagai bahan informasi dengan mudah dan cepat.
C. Penggolongan Arsip
Dalam rangka menata arsip dengan baik, perlu dikelompokkan dalam empat golongan arsip. Hal ini untuk memudahkan pemilahan dalam penyimpanan maupunpenyingkaran bagi arsip yang sudah tidak memiliki nilai. Empat golongan arsip itu adalah seperti berikut ini.
Dalam rangka menata arsip dengan baik, perlu dikelompokkan dalam empat golongan arsip. Hal ini untuk memudahkan pemilahan dalam penyimpanan maupunpenyingkaran bagi arsip yang sudah tidak memiliki nilai. Empat golongan arsip itu adalah seperti berikut ini.
- Arsip tidak penting, yaitu puak (kelompok) arsip yang nilai kegunaannya hanya sebatas sebagai informasi. Puak arsip ini tidak perlu disimpan dalam jangka waktu lama, karena setelah apa yang diinformasikan sudah selesai berarti sudah tidak ada nilai kegunaannya. Puak arsip ini dapat diberi tanda (T). Puak arsip ini akan disimpan paling lama dalam jangka waktu 1 tahun.
- Arsip biasa, yaitu puak arsip yang mempunyai nilai guna saat ini dan masih diperlukan pada waktu yang akan datang dalam jangka waktu 1-5 tahun. Puak arsip ini dapat diberi tanda (B).
- Arsip penting, yaitu puak arsip nilai gunanya mempunyai hubungan dengan kegiatan masa lampau dan masa yang akan datang. Puak arsip ini akan disimpan dalam jangka waktu 5-10 tahun dan dapat diberi tanda (P).
- Arsip sangat penting, yaitu puak arsip yang dipakai sebagai pengingat dalam jangka waktu yang tidak terbatas (abadi). Puak arsip ini termasuk arsip vital sehingga harus disimpan terus dan diberi tanda (V)
D. Jenis Arsip
Arsip yang timbul karena kegiatan suatu organisasi, berdasarkan golongan arsip perlu disimpan dalam jangka waktu tertentu. Ada arsip yang perlu disimpan sementara (1 tahun), sebagian lagi disimpan 1-5 tahun, yang lain 5-10 tahun, dan sebagian kecil dari jumlah arsip perlu disimpan secara abadi. Arsip yang disimpan pada bagian pengolah adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya 2-8 Membuat dan Menjaga Sistem Kearsipan Untuk Menjamin Integritas cukup tinggi. Untuk arsip yang disimpan di unit kearsipan adalah arsiparsip yang frekuensipenggunaannya sangat rendah. Jadi, ada arsip yang dalam jangka waktu terttentu (1 tahun misalnya) sering dikeluarkan dari penyimpanan (dalam hal ini penyimpanan di unit pengolah). Sebaliknya ada arsip yang dalam jangka waktu 3 tahun sama sekali tidak pernah dikeluarkan untuk bahan informasi dalam kegiatan yang sedang dilaksanakan. Kedua macam arsip tersebut tetap mempunyai nilai dokumenter. Berdasarkan frekuensi penggunaan arsip sebagai bahan informasi, dibedakan jenis arsip seperti berikut ini.
Arsip yang timbul karena kegiatan suatu organisasi, berdasarkan golongan arsip perlu disimpan dalam jangka waktu tertentu. Ada arsip yang perlu disimpan sementara (1 tahun), sebagian lagi disimpan 1-5 tahun, yang lain 5-10 tahun, dan sebagian kecil dari jumlah arsip perlu disimpan secara abadi. Arsip yang disimpan pada bagian pengolah adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya 2-8 Membuat dan Menjaga Sistem Kearsipan Untuk Menjamin Integritas cukup tinggi. Untuk arsip yang disimpan di unit kearsipan adalah arsiparsip yang frekuensipenggunaannya sangat rendah. Jadi, ada arsip yang dalam jangka waktu terttentu (1 tahun misalnya) sering dikeluarkan dari penyimpanan (dalam hal ini penyimpanan di unit pengolah). Sebaliknya ada arsip yang dalam jangka waktu 3 tahun sama sekali tidak pernah dikeluarkan untuk bahan informasi dalam kegiatan yang sedang dilaksanakan. Kedua macam arsip tersebut tetap mempunyai nilai dokumenter. Berdasarkan frekuensi penggunaan arsip sebagai bahan informasi, dibedakan jenis arsip seperti berikut ini.
- Arsip aktif (dinamis aktif), yaitu arsip yang secara langsung masih digunakan dalam proses kegiatan kerja.
- Arsip inakif (dinamis inaktif), yaitu arsip yang penggunaannya tidak langsung sebagai bahan informasi.
- Arsip dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara (pasal 2 ayat a UU No.7 tahun 1971).
- Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara (pasal 2 ayat b UU No. 7 tahun 1971).
E. Penataan Arsip
Penataan arsip harus direncanakan seawal mungkin, artinya sejak suatu organisasi melakukan kegiatannya harus sudah dirancang tentang pengelolaannya. Dalam penerapan SIM (Sistem Informasi Manajemen) penataan sumber data harus terprogram secara rapi sehingga prosedur penyampaian bahan informasi tidak terganggu. Seperti uraian di muka, penataan arsip mencakup 3 unsur pokok, yaitu: penyimpanan, penempatan dan penemuan
kembali. Jadi, arsip tidak sekedar disimpan begitu saja, tetapi perlu diatur cara penyimpanannya, prosedurnya, dan langkah-langkah yang perlu ditempuh. Penataan arsip dimulai dari masuknya warkat, dalam hal ini warkat dapat berwujud apa saja (surat, kwitansi, data statistik, fil, kaset dan sebagainya).
Baca Selengkapnya......
Penataan arsip harus direncanakan seawal mungkin, artinya sejak suatu organisasi melakukan kegiatannya harus sudah dirancang tentang pengelolaannya. Dalam penerapan SIM (Sistem Informasi Manajemen) penataan sumber data harus terprogram secara rapi sehingga prosedur penyampaian bahan informasi tidak terganggu. Seperti uraian di muka, penataan arsip mencakup 3 unsur pokok, yaitu: penyimpanan, penempatan dan penemuan
kembali. Jadi, arsip tidak sekedar disimpan begitu saja, tetapi perlu diatur cara penyimpanannya, prosedurnya, dan langkah-langkah yang perlu ditempuh. Penataan arsip dimulai dari masuknya warkat, dalam hal ini warkat dapat berwujud apa saja (surat, kwitansi, data statistik, fil, kaset dan sebagainya).
